Una reunión no debe durar más de 90 minutos. Asigne los minutos que se dedicarán a cada tema y determine quién será el responsable de la exposición, y controle el tiempo.
2. Envíe el orden del día a todos los participantes .
La información enviada con tiempo suficiente ayuda a fijar los objetivos de la reunión y, en consecuencia, abrevia el tiempo de las reuniones al centrarse en lo importante.
3. Solamente tienen que estar los que tienen que estar.
Decida en cada reunión quién está directamente implicado en el tema, quién debe ser consultado con anterioridad y quién tiene que ser informado después. Con esto se evitará los comentarios del "¿y yo qué hacía en esta reunión?".
4. Haga las reuniones de pie, sin sillas.
Para evitar que las reuniones rutinarias que se alarguen demasiado, intente hacerlas de pie; comprobará que todos los participantes del mundo presionan, transcurrido 15 minutos, para que nadie se enrolle o pierda el tiempo inútilmente.
5. Ponga un taxímetro para los que se enrollan .
Hágalo de manera divertida, pero hágalo; por ejemplo, un reloj de arena de 3 minutos o algo parecido, también puede utilizar tarjetas amarillas y rojas.Piense que un mensaje se puede expresar en 20 palabras. Si el problema persiste, recurra a un "controlador del tiempo".
6. Aparte los obstáculos y los desacuerdos.
Póngalos en una hoja grande de papel, comentando que se tratarán a su debido tiempo, si sobra, o bien otro día.
7. Utilice cómplices para terminar la reunión.
Puede ser la secretaria o alguien del staff a los que les pide que le llamen a la hora prefijada, diciendo que tiene una visita o reunión que le espera. Con lo cual se da por finalizada.
8. Resuma frecuentemente para que todo el mundo sepa donde está .
Es una práctica efectiva pero olvidada y que contribuye a acortar el tiempo de la reunión y que nadie se ande por las ramas.
9. Si la reunión decae, utilice un "disparador".
Por ejemplo puede decir: "Mientras damos y damos vueltas sobre el mismo tema, la competencia está visitando a nuestros clientes". Todo el mundo se centra y abrevia.
10. Dedique un minuto a plantear lo que se puede mejorar en la próxima reunión.
Es una práctica que no tiene que durar más de 3 minutos pero que es efectiva para mejorar las reuniones.
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