¿Has escrito a alguien, un extraño, pidiendo un favor? ¿Cómo escribir emails de manera que sean leídos y que los respondan? ¿Cómo conseguir hacer que un email sea leído por alguien que recibe muchos correos?
A veces recibo cartapacios infumables, es decir, emails larguísimos, cuyo fin suele ser la lista de tareas "leer email de fulanito". Emails sin comas ni puntos realizados sin respirar. El mundo se mueve a la velocidad de la luz y alguien te manda un manuscrito de 3 páginas. ¿Qué haces con los emails largos? ¿Los lees? Irónicamente, quién este libre de pecado que tire la primera piedra, es decir, todos somos culpables.
A veces recibo cartapacios infumables, es decir, emails larguísimos, cuyo fin suele ser la lista de tareas "leer email de fulanito". Emails sin comas ni puntos realizados sin respirar. El mundo se mueve a la velocidad de la luz y alguien te manda un manuscrito de 3 páginas. ¿Qué haces con los emails largos? ¿Los lees? Irónicamente, quién este libre de pecado que tire la primera piedra, es decir, todos somos culpables.
Hoy quería compartir 15 trucos para escribir email de forma efectiva:
1. Determina el resultado deseado.
La mayoría de personas sabe aproximadamente lo que quiere, pero no se toman el tiempo suficiente para pensarlo claramente. De esta forma acabos escribiendo emails enmarañados o ambiguos. Sin un claro entendimiento de lo que queremos conseguir, nuestros pensamientos serán desorganizados y pueden confundir al receptor.
Podemos distinguir cuatro clases de emails:
1. Sin continuación. El email en si mismo es el mensaje. Quieres contar al receptor algo, o un cumplido o información. No es necesaria respuesta.
2. Pregunta. Necesitas algo del receptor en forma de respuesta. Por ejemplo, asesoramiento o respuesta a preguntas. La respuesta es tu resultado deseado.
3. Diálogo abierto. Para mantener las líneas de comunicación abiertas, para obtener un resultado o beneficio futuro.
4. De acción. El resultado no es la respuesta, sino alguna acción por parte del receptor. Por ejemplo, preguntar por un intercambio de links.
¿Qué tipo de email estas mandando? ¿Cuál es el resultado deseado?
Cuanto más clara sea tu intención, más centrado estarás, cuanto mejor redactes el correo, más opciones tendrás de alcanzar el resultado deseado.
2. ¿Cuál es el punto clave?
La gente quiere saber ¿Qué necesitas de mi? Responde esta pregunta rápidamente. Evita introducciones largas, cumplidos y detalles. Salta al punto clave. Redacta claramente usando las mínimas palabras.
Si se necesita alguna acción por parte del receptor, déjalo lo más claro posible. Y si no es necesario hacer nada es bueno comunicarlo: "No necesito respuesta por tu parte". Será música para los oídos.
3. Expón los beneficios claramente.
Si se ofrece un trato, asegúrate que incluye claramente los beneficios para el receptor. Si no presentas incentivos, o son difíciles de entender, el receptor dirá "no" - resultando en una perdida de tiempo para ambos.
También, asegúrate de que los incentivos son realistas, que el intercambio es justo, y de que hay verdaderos beneficios para el receptor. Haz tus deberes antes de contactar con alguien.
Ponte en lugar del otro, "¿actuarías con tu ofrecimiento?"
4. Lo más simple posible.
Cuando enviamos un email largo preguntando por algo al receptor (tiempo, favor,etc), estamos diciendo esencialmente "No respeto tu tiempo."
Muestra a tu interlocutor que aprecias su tiempo, escribiendo de forma corta y fácil de responder.
Usando cuantas menos palabras posibles, explicando quien eres, y por que escribes.
Ser breves no significa ser aburridos. Podemos ser creativos con nuestras palabras, añade tu personalidad donde veas que encaja, pero se breve en cualquier caso.
5. Céntrate en los hechos.
La gente tiende a decir demasiado en un email. Nos sentimos obligados de explicar todos los detalles y revelar toda nuestra historia para que el receptor pueda entender todo el contexto. Verdad es que, a no ser que conozcas a la persona, no les importa.
Al menos que te pregunten, no necesitas contar todo. Simplemente céntrate a los hechos - hará que tu mensaje sea corto.
1. Determina el resultado deseado.
La mayoría de personas sabe aproximadamente lo que quiere, pero no se toman el tiempo suficiente para pensarlo claramente. De esta forma acabos escribiendo emails enmarañados o ambiguos. Sin un claro entendimiento de lo que queremos conseguir, nuestros pensamientos serán desorganizados y pueden confundir al receptor.
Podemos distinguir cuatro clases de emails:
1. Sin continuación. El email en si mismo es el mensaje. Quieres contar al receptor algo, o un cumplido o información. No es necesaria respuesta.
2. Pregunta. Necesitas algo del receptor en forma de respuesta. Por ejemplo, asesoramiento o respuesta a preguntas. La respuesta es tu resultado deseado.
3. Diálogo abierto. Para mantener las líneas de comunicación abiertas, para obtener un resultado o beneficio futuro.
4. De acción. El resultado no es la respuesta, sino alguna acción por parte del receptor. Por ejemplo, preguntar por un intercambio de links.
¿Qué tipo de email estas mandando? ¿Cuál es el resultado deseado?
Cuanto más clara sea tu intención, más centrado estarás, cuanto mejor redactes el correo, más opciones tendrás de alcanzar el resultado deseado.
2. ¿Cuál es el punto clave?
La gente quiere saber ¿Qué necesitas de mi? Responde esta pregunta rápidamente. Evita introducciones largas, cumplidos y detalles. Salta al punto clave. Redacta claramente usando las mínimas palabras.
Si se necesita alguna acción por parte del receptor, déjalo lo más claro posible. Y si no es necesario hacer nada es bueno comunicarlo: "No necesito respuesta por tu parte". Será música para los oídos.
3. Expón los beneficios claramente.
Si se ofrece un trato, asegúrate que incluye claramente los beneficios para el receptor. Si no presentas incentivos, o son difíciles de entender, el receptor dirá "no" - resultando en una perdida de tiempo para ambos.
También, asegúrate de que los incentivos son realistas, que el intercambio es justo, y de que hay verdaderos beneficios para el receptor. Haz tus deberes antes de contactar con alguien.
Ponte en lugar del otro, "¿actuarías con tu ofrecimiento?"
4. Lo más simple posible.
Cuando enviamos un email largo preguntando por algo al receptor (tiempo, favor,etc), estamos diciendo esencialmente "No respeto tu tiempo."
Muestra a tu interlocutor que aprecias su tiempo, escribiendo de forma corta y fácil de responder.
Usando cuantas menos palabras posibles, explicando quien eres, y por que escribes.
Ser breves no significa ser aburridos. Podemos ser creativos con nuestras palabras, añade tu personalidad donde veas que encaja, pero se breve en cualquier caso.
5. Céntrate en los hechos.
La gente tiende a decir demasiado en un email. Nos sentimos obligados de explicar todos los detalles y revelar toda nuestra historia para que el receptor pueda entender todo el contexto. Verdad es que, a no ser que conozcas a la persona, no les importa.
Al menos que te pregunten, no necesitas contar todo. Simplemente céntrate a los hechos - hará que tu mensaje sea corto.
Artículo extraído de manualesydefiniciones.blogpost.com
15 aspectos para escribir un mail de forma efectiva (Parte II)
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