Si conoces a alguien nuevo en una fiesta, ¿hablarías en primer lugar y le explicarías tu vida por completo? Probablemente no. Típicamente, dejamos de hablar tras una rápida introducción. En la comunicación escrita, dejar de hablar es equivalente a pulsar el botón "enviar". Tratar las introducciones como si estuvieses conociendo a la persona es otro truco para mantener los mensajes cortos.
7. ¿Y si fuera un SMS?
Cuando nos encontramos frente a un mobil o una blackberry, no disponemos de la fluidez del teclado, y por tanto, vamos al punto clave rápidamente.
Ahora, pretende que estas escribiendo un sms, ¿cuál sería tu mensaje?
8. Evita excesivos cumplidos.
Algunas personas tienen la idea de cuantos más cumplidos, más fácil será que el receptor cumpla con nuestros deseos. Hay diferencia entre ser genuino y decir lo que sentimos, y decir cumplidos. Los humanos somos excepcionales detectando frases y comentarios poco auténticos - incluso en un email. Haz cumplidos si realmente los sientes. Y recuerda ser breve si necesitas algún tipo de acción por parte del receptor.
9. Personal y agradable.
Personaliza tu email con comentarios relevantes al receptor, escribe un rápido comentario sobre su sitio, producto o trabajo. Nombra a la persona por su nombre, firma con tu nombre, y un comentario agradable como "¡Qué pases un buen fin de semana!"
10. Que te encuentren facilmente.
En tu firma, incluye la dirección de tu web, blog o empresa. Asegurate de que tus links funcionan para que puedan leer más sobre ti en un solo click.
11. Usa lenguaje simple.
Cuando el lenguaje es demasiado formal o usa vocabulario técnico, se hace difícil de entender. Además, suenas como un documento legal o un spammer. No es bueno.
Escribe como hablas, usa lenguaje de conversación. Se auténtico.
Intentar escribir de forma profesional sonará como si no lo fueras. Usa tu voz - te haces querer y es más cercano.
12. El tipo de letra importa.
No hay nada peor que abrir un mensaje y quedar cegado por todas las letras escritas en negrita. Te hace cerrar el email rápidamente para proteger la vista. Por otro lado, fuentes que son muy pequeñas, muy grandes, o difíciles de leer (ejemplo: tamaño 8, times roman y negrita) nos hace no querer leer el email.
Ten cuidado con las fuentes en tu "presentación". No pongas en negrita el email completo, usa fuentes fáciles de leer (por ejemplo Arial), y usa un tamaño standard. No uses colores extravagantes ya que no funcionan bien en todos los monitores y pueden ser difíciles de leer.
13. La estructura importa.
Haz emails fáciles y rápidos de leer usando guiones, listas numeradas, y manteniendo los parrafos cortos. Resalta las palabras clave (negrita o cursiva) para más enfasis, sin abusar.
14. Limita el número de preguntas.
Pregunta cosas que importen, y limita el número de preguntas y favores que pides en un email (uno o dos máximo). Cuantas más preguntas, más difícil será obtener una respuesta, y más difícil será que todas tus preguntas se respondan.
También, pregunta cosas especificas en lugar de generales. Se razonable al preguntar. No esperes que el receptor te resuelva la vida. Por ejemplo, "¿Cómo puedo hacerme rico? ¿Cómo puedo tener éxito?" son muy amplias. Partelas en preguntas más específicas y pregunta una cosa que realmente te importe.
Puedes enviar preguntas adicionales en otros emails. La clave es mantener la línea de comunicación abierta sin sobrecargar al receptor.
15. Recorta frases.
Lee el email terminado y recorta palabras, frases y parrafos que no contribuyan al resultado deseado.
Comprueba ambiguedades y cosas no claras. ¿Puedes volver a escribir esa frase para ser más claro usando menos palabras? Comrpueba comentarios extras que no añaden nada al punto principal. Quita detalles innecesarios.
En resumen...
- Evita largas introducciones.
- Ve al punto clave rápidamente.
- Plantea la próxima acción claramente.
- Presenta beneficios.
- El tipo de letra y la estructura importa.
- Revisa buscando claridad y simplicidad.
- Una pregunta por email.
- Se tu mismo, es decir, la versión concisa de ti mismo.
15 aspectos para escribir un mail de forma efectiva (Parte I)
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